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Digitale Zeiterfassung: Zeitsparer oder Effizienzkiller?

Nach dem Aufruhr erregenden Gesetzentwurf einer Pflicht der digitalen Zeiterfassung für das Bau- und Ausbaugewerbe, müssen Betriebe voraussichtlich bis Oktober diesen Jahres Ihre Infrastruktur gesetzeskonform umstrukturieren. Die Umstellung stellt so manche Betriebe vor eine echte Herausforderung und durch langjährig entwickelte und bewährte Methoden, stellen viele die Effizienz einer digitalen Zeiterfassung infrage. Doch was sagen die Zahlen aus? Ist es wirklich ein Effizienzkiller, wie viele denken?

Zahlen- und Faktencheck

Analoge Prozesse sind in vielen Klein- und mittelständischen Betrieben immer noch Alltag. Oft wurden diese über mehrere Jahre hinweg entwickelt, immer weiter optimiert und sind im Team top eingespielt. Das ist natürlich schwer zu schlagen. Wir - Werkules - haben uns die Sache in einem Betrieb mal ganz genau angeschaut und mit der Stoppuhr daneben gestanden, um die größten Zeitfresser ausfindig zu machen. Das analysierte Unternehmen ist im Ausbaugewerbe tätig und besitzt knapp 100 Mitarbeiter. Jetzt geht’s also an die heißen Zahlen & Fakten! Kann Werkules hier einen signifikanten Unterschied machen?  

Kommen wir zunächst zu unseren Beobachtungen im altbewährten Prozess. Anhand analoger Prozesse benötigt jeder Mitarbeiter für den Eingang, sowie das Ausfüllen und Einreichen der Stundenzettel 160 Minuten/Monat pro Mitarbeiter. Eine Prüfung der Arbeitszeiten beansprucht bei Unklarheiten meist weitere Rückfragen und bedeutet einen zusätzlichen Aufwand von 30 Minuten/Monat. Die anschließende Erfassung der Stundenzettel erfordert das Ordnen nach Datum und Mitarbeiter, sowie das Erfassen in Excel und schlägt dabei mit 36 Minuten/Monat zugrunde. Jedes Projekt bedeutet auch eine Archivierung und das Abheften aller Dokumente. Insgesamt werden hierfür 28,8 Minuten/Monat benötigt. Die anschließende Lohnbuchhaltung am Ende jeden Monats bedeutet eine Arbeitsleistung von 14,4 Minuten/Monat. In Summe kommen wir somit auf einen Arbeitsaufwand pro Angestellten von 269,2 Minuten/Monat - eine ganze Menge!

Jetzt zeigt unsere Werkules Software, was sie kann. Die Zeiterfassung kann von überall aus erfolgen: auf der Baustelle, im Büro oder im Homeoffice. Sobald die App gestartet ist, wird schnell das Bauvorhaben & das Fahrzeug mit dem man sich dorthin begibt ausgewählt und schon geht es los - das Ganze kommt außerdem mit unserer integrierten Standorterfassung per GPS.  Nach Ende der Arbeitszeit erfolgen die Angaben zum Job und Material, möglich alles über eine einfache Spracherkennung. Das Starten nimmt 10 Minuten/Monat pro Mitarbeiter ein und das Beenden 30 Minuten/Monat. Die anschließende Freigabe der digitalen Stundenzettel, erfolgt per Mitteilung auf das Dashboard der Bauleiter und dauert 3,2 Minuten/Monat. Die Archivierung nimmt unglaublicher Weise keinerlei Zeit in Anspruch, denn diese erfolgt per automatisiertes Speichern der Arbeitszeit pro Projekt und die digitalen Stundenzettel werden gleich mit erstellt. Bei der Lohnbuchhaltung am Ende des Monats erfolgt ein automatischer Ausgleich der Über- oder Minusstunden. Die Endkontrolle und Rücksprache dauern 2,4 Minuten/Monat pro Mitarbeiter.

Das heiß ersehnte Ergebnis

Wie wir schon erahnen können, hat unsere spezifisch angepasste Software ziemlich gut abgeschnitten. In Summe kommen wir auf einen Arbeitsaufwand von lediglich 45,6 Minuten/Monat pro Mitarbeiter. Das heißt, jeden Monat können bis zu 223,6 Minuten pro Mitarbeiter eingespart werden. Für ein ganzes Jahr bedeutet das hochgerechnet jeder Mitarbeiter kann bis zu 2.683,2 Minuten einsparen oder 44,72 Stunden/Jahr pro Mitarbeiter. 

Ob Werkules hier einen signifikanten Unterschied machen kann? Die Antwort liegt klar auf der Hand! Wir haben die größten Zeitfresser, wie den Eingang und die Erfassung der Stundenzettel, ausfindig gemacht und die Prozesseffizienz erwiesener Maße gesteigert. Von wegen Effizienzkiller!

Prozesse beeinflussen den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich

Unsere Allrounder Software von Werkules bietet neben einer massiven Zeitersparnis, zahlreiche weitere Vorteile in Sachen digitale Zeiterfassung. Bei den vielen Baustellen & Projekten die manchmal gleichzeitig laufen kann man bei der korrekten Verbuchung von Eingangsrechnungen durchaus mal durcheinanderkommen. Die Lösung hierfür ist eine direkte Zuweisung auf das jeweilige Projekt - ganz einfach mit wenigen Klicks. Auch komplexe Rechnungen auf denen beispielsweise Materialien für mehrere Baustellen aufgeführt sind können einfach auseinandergehalten und verbucht werden. Mit nur wenigen Klicks liegen die Zeiten jeden Mitarbeiters in der cloudbasierten Software vor und es entstehen keinerlei Übertragungsfehler. Das heißt eine korrekte Zeiterfassung ist garantiert und spätere Rückfragen bei Unklarheiten fallen weg.

Kalkulatorisches Wagnis

Nicht kalkulierbare Kosten bergen am Ende jedes Bauprojektes die größten Risiken, denn diese können zu unvorhersehbaren Verlusten führen und dadurch läuft jedes Unternehmen Gefahr nicht profitabel zu sein. Zu den nicht kalkulierbaren Wagnissen zählen unter anderem, nicht abgegebene oder verloren gegangene Stundenzettel und nicht rechtzeitiges Beginnen oder zu frühes Beenden der Arbeit. Auch können durch eine Nichtzufriedenheit der Mitarbeiter zusätzliche Kosten entstehen, die die Servicequalität beeinträchtigen kann. Ganz zu schweigen von derzeit sehr stark schwankenden Material- & Spritpreisen.

Worauf wartest Du?

Unser Team ist stolz darauf den Arbeitsalltag tausender Mitarbeitern im Bauwesen zu erleichtern und wir arbeiten jeden Tag daran unsere Software, sowie unseren Service besser zu gestalten. Hat Dich unsere Software überzeugt? Dann vereinbare über folgenden Link einen Termin zur Erstbesprechung “Werkules — Die Software für Handwerker, die einfach alles kann.”.

Oder möchtest Du wissen, wie viel Zeitersparnis für Dein Betrieb möglich ist? Dann teste dies gratis "hier".

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