Zahlen- und Faktencheck

Ist die Digitale Zeiterfassung ein Zeitsparer oder ein Effizienzkiller? 
Wir - Werkules - haben uns die Sache in einem Handwerksbetrieb mal ganz genau angeschaut und sind mit der Stoppuhr daneben gestanden.

Gegenüber steht die altbewährte Zeiterfassung mit Stift und Papier inkl. Excel, sowie unser digitales Zeiterfassungssystem von Werkules. Eine große Herausforderung, wenn man bedenkt, dass analoge Zeiterfassungssysteme in vielen Klein- und mittelständischen Betrieben immer noch Alltag sind. Oft wurden diese über mehrere Jahre hinweg entwickelt, immer weiter optimiert und sind im Team top eingespielt. Das ist natürlich schwer zu schlagen.

Das analysierte Unternehmen ist im Ausbaugewerbe tätig und hat knapp 150 Mitarbeiter. Jetzt geht’s also an die heißen Zahlen & Fakten! Kann Werkules hier einen signifikanten Unterschied machen?

Kommen wir zunächst zu unseren Beobachtungen im altbewährten Prozess:

Ausfüllen/Einreichen der Stundenzettel: 160 Minuten/Monat pro Mitarbeiter
Rückfragen bei Unklarheiten: 30 Minuten/Monat pro Mitarbeiter
Sortieren und Eintragen in Excel: 36 Minuten/Monat pro Mitarbeiter
Archivierung & Abheftung: 29 Minuten/Monat pro Mitarbeiter
Abschließende Lohnbuchhaltung: 14 Minuten/Monat pro Mitarbeiter

Insgesamter Arbeitsaufwand: 269 Minuten/Monat pro Mitarbeiter

Jetzt zeigt unsere Werkules Software, was sie kann. Die Zeiterfassung erfolgt hier über die Werkules Handy App. Mittels digitaler Stechuhr stempelt der Mitarbeiter seine Arbeitszeiterfassung. Nach Ende der Arbeitszeit erfolgt noch eine Dokumentation der Tätigkeit und des Materials. Die Daten zur Zeiterfassung werden automatisch ins Büro geschickt und aufbereitet. Wie die Zeiterfassung mit Werkules im Detail stattfindet, kannst du hier nachlesen.

Starten und Beenden der Arbeitszeit: 40 Minuten/Monat pro Mitarbeiter
Freigabe für Monatslohnzettel: 5 Minuten/Monat pro Mitarbeiter

Insgesamter Arbeitsaufwand: 45 Minuten/Monat pro Mitarbeiter

Das heiß ersehnte Ergebnis

Wie wir schon erahnen können, hat unsere spezifisch angepasste Software ziemlich gut abgeschnitten. In Summe kommen wir auf einen Arbeitsaufwand von lediglich 45 Minuten/Monat pro Mitarbeiter. Das heißt, jeden Monat können bis zu 224 Minuten pro Mitarbeiter eingespart werden. Für ein ganzes Jahr bedeutet das hochgerechnet jeder Mitarbeiter kann bis zu 2.688 Minuten sparen oder 44,8 Stunden/Jahr pro Mitarbeiter.

Ob Werkules hier einen signifikanten Unterschied machen kann? Die Antwort liegt klar auf der Hand! Wir haben die größten Zeitfresser, wie den Eingang und die Erfassung der Stundenzettel, ausfindig gemacht und die Prozesseffizienz erwiesener Maße gesteigert. Von wegen Effizienzkiller!

Zusätzliche Brisanz durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG)?

Im September 2022 entschied das BAG, auf Basis des Urteils vom EuGH, dass Betriebe ein geeignetes System zur Arbeitszeiterfassung einführen müssen. Ausdrücklich wird im Urteil darauf hingewiesen, dass eine digitale Dokumentation nicht verpflichtend ist. Bisher müssen Überstunden sowie Arbeiten an Sonn- und Feiertagen dokumentiert werden.

Durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) müssen jetzt auch alle anderen Arbeitszeiten sowie Pausen erfasst werden. Dabei ist es als Arbeitgeber Pflicht, den eigenen Mitarbeitern eine revisionssichere und praktikable Methode an die Hand zu geben.

Das oben genannte Zeiterfassungssystem mit Stift und Papier ist im Grunde weiterhin eine vom Gesetz erlaubte Methodik zur Projektzeiterfassung. Wichtig ist eben, dass diese voll umfänglich und täglich stattfindet. Dies nimmt vor allem Handwerksbetriebe in die Pflicht, ihre ohnehin aufgeblähten Prozesse weiter zu verdicken, da sie sonst dem Urteil nicht gerecht werden können.

Prozesse beeinflussen den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich

Möchtest du mit deinem Betrieb nicht weiter in Bürokratie versinken, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, über einen alternativen Prozess nachzudenken. Schauen wir uns den größten Zeitfresser im analogen Prozess an:

Ausfüllen + Einreichen der Stundenzettel: 160 Minuten/Monat pro Mitarbeiter

Und im digitalen Prozess mit Werkules:

Starten/Beenden sowie Übermittlung der Arbeitszeit: 40 Minuten/Monat pro Mitarbeiter

Während Werkules von dem BAG Urteil völlig unberührt bleibt, führt es im analogen Prozess zu einem erheblichen Mehraufwand, möchte man sich als Arbeitgeber an das Gesetz halten. Weitere Effekte sind Frustrationen im Team, Unsicherheit, ob man sich wirklich immer ans Gesetz hält sowie mehr Dokumente im Büro, die vorher schon keiner im Blick hatte.

Die Digitale Zeiterfassung von Werkules ist MEHR als NUR Problemvermeidung

Dokumentation, Übermittlung und Auswertung durch eine digitale Zeiterfassung. Nach dem Prinzip der Stechuhr reduzierst du mit Werkules den Aufwand im gesamten Prozess der Projektzeiterfassung drastisch. Gleichzeitig hast du eine tagesaktuelle Übersicht über Lohnkosten und die Projektkosten für die Nachkalkulation.

Automatisch Abwesenheiten erfassen. Überstunden im Überstundenkonto festhalten. Direkt die Projektkosten in der Übersicht. Deine Mitarbeiter müssen sich nur digital ein- und ausstempeln. Die digitale Zeiterfassung ist ein eindeutiger Zeitsparer. Gerade durch das EuGH/BAG Urteil wird von dir noch mehr Dokumentation gefordert. Nimm die Abkürzung mit einer digitalen Zeiterfassung wie z.B. Werkules und spare am richtigen Ende.

Worauf wartest Du?