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Handwerkerrechnung: Das sind die nötigen Pflichtangaben! (2023)

Du bist Inhaber eines Handwerksbetriebs? 

Dann ist das Schreiben von Rechnungen ein wichtiges, aber auch zeitintensives Thema für dich und deine Buchhaltung. Doch welche Inhalte müssen enthalten sein? Und wie sollte die Rechnung aufgebaut sein, damit sie rechtskonform ist ? 

Zunächst ist eine Handwerkerrechnung eine Rechnung wie jede andere. Als Handwerker stellst du deine Dienstleistungen mit dem Arbeitsaufwand und den verwendeten Materialien in Rechnung. Wenn du die Rechnung allerdings an einen Privathaushalt stellst, solltest du den Anteil der Arbeitskosten gesondert von den Materialkosten angeben und auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnung hinweisen. Die Privathaushalte können nämlich nur unter bestimmten Vorgaben die Handwerkerleistung bei Ihrer Steuererklärung steuerlich geltend machen. Für unternehmerisch tätige Kunden ist es ebenfalls wichtig, dass in der Rechnung alle Pflichtangaben vorhanden sind, da sie nur so den Vorsteuerabzug vor dem Finanzamt geltend machen können.

Wie Handwerksbetriebe eine korrekte Handwerkerrechnung schreiben müssen, damit die Ansprüche von allen Beteiligten erfüllt sind, lohnt deshalb einer genaueren Untersuchung. 

Achte auf alle wichtigen Angaben bei deiner Rechnungserstellung!

Handwerkerrechnungen unterliegen hinsichtlich ihrer Rechnungsstellung grundsätzlich denselben Anforderungen wie jedes andere Unternehmen auch. 

Zu den Pflichtangaben gehören die folgenden Positionen: 

  1. Name und Anschrift deines Handwerksbetriebs
  2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers 
  3. Steuernummer des Handwerkers oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer
  4. Es muss eine Rechnungsnummer vergeben werden und ausgewiesen sein (Die Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden) 
  5. Das Rechnungsdatum 
  6. Das Datum der Leistung und Lieferung  
  7. Angaben zur erbrachten Leistung → Hier muss die Menge und Art der gelieferten Ware oder der Umfang und die Art der erbrachten Handwerkerleistung genau bezeichnet werden. 
  8. Die Rechnungssumme → Hier müssen Nettobetrag, Umsatzsteuersatz in Prozent, Steuersumme in Euro und der zu zahlende Bruttobetrag gesondert aufgeführt werden. 
  9. Hinweis auf Steuerbefreiung → wurden Dienstleistungen Steuerfrei erbracht, ist ein gesonderter Hinweis erforderlich 
  10. Skonto (wenn vereinbart)
  11. Die Bankverbindung deines Handwerksunternehmens

Zusätzliche Pflichtangaben gesondert für die Handwerkerrechnung: 

  1. Arbeitszeit:  Die Arbeitszeit müssen Handwerker im Viertelstundentakt abrechnen und dürfen nicht auf halbe oder volle Stunden aufgerundet werden. 
  2. Lohnkosten: Jeder Handwerker darf seinen Stundenlohn selbst bestimmen. Dennoch sollte darauf geachtet werden, dass diese nicht deutlich über dem Durchschnitt liegen. 

Enthält deine Rechnungen die aufgeführten Mindestangaben, bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite. Wenn der Rechnungsbetrag 150 Euro nicht übersteigt, kann auf die Angabe des Namens und der Anschrift des Kunden sowie auf die Aufsplittung in Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag verzichtet werden. 

Welche Kosten dürfen in deiner Rechnung enthalten sein ?

Zusätzlich zu den Pflichtangaben, gibt es Positionen, die du ansetzen darfst, aber nicht musst. 

Hierzu gehören: 

  1. Anfahrtskosten: Für die Anfahrt zum Objekt, indem du deine Dienstleistungen ausführen sollst, darfst du als Handwerker eine Anfahrtspauschale verlangen oder die tatsächlich gefahrenen Kilometer zum Objekt abrechnen 
  2. Fahrzeit:  Auch die Fahrzeit gehört zur Arbeitszeit eines Handwerkers, daher darfst du auch diese in der Rechnung ansetzen. Die meisten Handwerksbetriebe berechnen in der Regel 80-90 Prozent des regulären Stundensatzes. 
  3. Ersatzteile: Häufig werden Ersatzteile für eine Reparatur benötigt. Diese darfst du selbstverständlich auch abrechnen, aber nur wenn der Auftraggeber tatsächlich zugestimmt hat. 
  4. Zuschläge für Sonn- und Feiertage: Oftmals können Reparaturen sehr dringend sein, sodass du als Handwerker an einem Sonn- und Feiertag oder aber auch nachts an einem Auftrag arbeiten musst. Hierfür können dann entsprechend Zuschläge verlangt werden.  

Achte auf eine klare Gliederung!

Wichtig ist, dass deine Rechnung klar gegliedert ist, da in deiner Rechnung in der Regel verschiedene Leistungstypen stehen wie z.B. Materialkosten, Zeitaufwand, Fahrtkosten und Arbeitskosten. Dein Kunde möchte ja nachvollziehen können, für welche Leistung er genau bezahlt. 

Beachte die Besonderheiten bei einer Handwerkerrechnung!

Für Private Haushalte

Privatkunden können bis zu 20 Prozent der Arbeitskosten und Fahrtkosten steuerlich geltend machen. Der Höchstbetrag liegt bei 1.200 Euro pro Jahr. Voraussetzung für die Absetzbarkeit ist die Vorlage einer ordnungsgemäßen Handwerkerrechnung beim Finanzamt. 

Daher sind bei der Erstellung einer Handwerkerrechnung besondere Anforderungen zu beachten. Wichtig ist, die absetzbaren Positionen von den nicht absetzbaren in der Rechnung getrennt auszuweisen.  Zu den absetzbaren Positionen gehören Handwerkerleistungen wie Lohnkosten, Arbeitskosten oder Fahrtkosten etc. Zu den nicht absetzbaren Positionen gehören beispielsweise Materialkosten wie Farben, Bodenbeläge, Fliesen und Ähnliches. Zudem ist es wichtig, dass die Rechnung nicht per Barzahlung beglichen werden darf, wenn diese vor dem Finanzamt geltend gemacht werden soll. Daher muss die Handwerkerrechnung neben den üblichen Pflichtangaben zusätzlich eine gültige Bankverbindung enthalten, damit vor dem Finanzamt nachgewiesen werden kann, dass eine Bankbuchung vorhanden ist. 

Eine letzte Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit ist, dass die Rechnung eine Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren hat, diese beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Daher gehört in die Handwerkerrechnung immer ein Hinweis zur Aufbewahrungspflicht. 

Für Bauunternehmen: 

Wenn du deine Handwerkerleistung an einen Unternehmer in Rechnung stellst, musst du ebenfalls besondere umsatzsteuerliche Anforderungen beachten.

Für den Fall, dass du deine Handwerkerleistung als Subunternehmer durchführst, darf in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Das heißt, hat beispielsweise ein Bauunternehmer seine Kapazitäten voll ausgeschöpft und gibt dir den Auftrag, eine Reparatur im Betriebsgebäude eines Kunden vorzunehmen, bist du Subunternehmer und darfst keine Umsatzsteuer ausweisen. 

Arbeitest du hingegen für einen Betrieb, der die Dienste für sich beansprucht, muss  die Rechnung auch die Umsatzsteuer beinhalten. Das heißt, du führst z.B. als selbständiger Handwerker Reparaturen an einem Betriebsgebäude durch. Hier dienen deine Arbeiten nicht zur Erstellung einer Bauleistung, daher muss auf deiner Rechnung die Umsatzsteuer ausgewiesen sein. Bei Unternehmen liegt die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen zwischen sechs und zehn Jahren, damit sie vor dem Finanzamt steuerlich geltend gemacht werden kann. 

Bei Kleinbetrieben: 

Wenn du Kleinunternehmer bist, zählst du zu den Freiberuflern wie z.B. Land und Forstwirte, welche im vorherigen Geschäftsjahr nicht mehr als 22.000 Euro erwirtschaftet haben und deren Umsatz im laufenden Geschäftsjahr unter 50.000 Euro liegen wird. In diesem Fall musst du auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Deine Handwerkerrechnung sollte lediglich einen Hinweis haben, warum du keine Umsatzsteuer berechnet hast. Dieser könnte wie folgt aussehen: Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Nutze Hilfsmittel für das Schreiben einer Rechnung!

Eine korrekte Rechnung zu schreiben erfordert im Handwerk viel Zeit und Mühe, da es viele Besonderheiten gibt, auf die du achten musst. Hierfür gibt es heutzutage aber einige Hilfsmittel, die das Schreiben der Rechnung vereinfachen können. Es gibt z.B. zahlreiche Vorlagen im Internet, die dir die genauen Angaben, die du machen musst, vorgeben. Somit musst du diese nur ergänzen. 

Häufig gestellte Fragen zum Schreiben einer Handwerkerrechnung:

  1. Was ist überhaupt der sogenannte ,,Handwerkerbonus’’? 

Die Kunden wünschen häufig eine Rechnung, die als Nachweis für den Handwerkerbonus gilt. Doch was ist denn der Handwerkerbonus jetzt genau? Der Handwerkerbonus stellt die steuerliche Begünstigung für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen dar.  Das heißt, zu dem Handwerkerbonus gehören im Prinzip die 20 Prozent pro Jahr, die deine Privatkunden steuerlich geltend machen können. 

  1. Wie detailliert muss die Rechnung sein? 

In der Regel muss der Handwerker laut Gesetz nur die Zahl der Arbeitsstunden angeben. Er muss dabei nicht angeben, welche Stunden für welche Arbeiten genau angefallen sind. Wünscht der Kunde allerdings eine detaillierte Rechnung, sollte er das vorher angeben. Einen gesetzlichen Anspruch hat er nämlich nicht. 

  1. Gibt es Fristen für die Rechnungserstellung? 

Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes, verlangt eine Rechnungsstellung innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung. Unter Leistungserbringung wird hierbei der Tag der Fertigstellung aller vereinbarten Arbeiten verstanden. 

  1. Wie sollte ich dem Kunden die Rechnung übermitteln? 

Du kannst dem Kunden die Rechnung zum Auftrag postalisch , per Mail oder auch über eine App versenden. Bei einer elektronischen Rechnungsübermittlung bedarf es allerdings der klaren Zustimmung des Kunden.

Fazit

Wie du merkst, ist eine korrekte Rechnung zu erstellen gar nicht mal so einfach und nimmt viel Zeit in Anspruch. Dafür ist vor allem die strenge Gesetzeslage verantwortlich, aber auch die vielen Besonderheiten, die bei einer Handwerkerrechnung berücksichtigt werden müssen.  

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